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質問

理事会議事録について
質問者:popoalps さん 質問日時:2017/03/29 10:21 回答件数:2
分譲マンションの管理組合員ですが、管理組合の理事会議事録、
総会議事録を閲覧したくなり、管理員室で閲覧したのですが、
理事会議事録が2ヶ月ごとに開催されているので年6回分が有る
はずなのですが、1回分しか保存されていないのです。

そこで質問は2つあります。1つ目は
この理事会議事録は本来は理事で書記担当が記載して保存する
のか、それとも管理会社のエリアマネージャーが理事会に参加して
いるのでその人が記載して保存するものなのでしょうか?

2つ目は理事会が年6回開催されて、6回分すべてを保存する義務は
ないのでしょうか? それとも1回分でもあればそれて゛問題ない
のでしょうか? よろしく回答をお願いします。

回答

理事会議事録について
回答者:大阪の不動産屋 回答日時:2017/03/29 20:28:09
お答えします。

一般的に管理会社が議事録を作り、主管が理事の書記となります。

二つ目も一般論ですが毎回議事録は作成されます、そうしないと
議題もわからなければ検討項目もわかりませんよね、何が問題と
なって、どういう経緯で結論に帰結したのか分かりません。
申し送り、引継ぎが・・・困難。


大阪の不動産屋
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住所: 〒593-8301
大阪府堺市上野芝町5丁3−8
 
TEL: 072-245-9005 FAX: 072-245-9005
 
メールアドレス: sakamoto-y1.27@kcf.biglobe.ne.jp
 
URL: http://www.hangaku-honpo.com/
皆様の立場に立って現実的なアドバイスに勤めます。
仲介手数料や内覧会同行って高いと思いませんか?

回答

理事会議事録について
回答者:小西吉弘 回答日時:2017/04/02 18:28:26
「マンション管理組合コンサルタント」の小西です。

区分所有法第42条では、「集会の議事については、議長(理事長)が議事録を作成しなければならない」と定めています。
また、同条3項には、「議事録には、議長(理事長)及び集会に出席した区分所有者の2人が署名押印しなければならない」とも定めています。

理事会の議事については、総会の議事のように議事録等の戸別配布までは要しないものの、理事会の開催日時、議題、審議内容や結果等を広報することが大切です。
また区分所有者が必要に応じて議事録を閲覧できるような対応しなければなません。

標準管理規約では、理事会議事録は総会議事録の作成の規定が準用され基本的に両議事録の作成方法等に差を設けていません。
理事会議事録は理事会の開催ごとに作成しなければなりません。

議事録は、議長を務める理事長が作成、保管し、組合員等の利害関係者の要求によって閲覧させることが規定されています(標準管理規約第49条、53条2項)。
したがって、開催された全6回分の議事録は保管されていなければなりません。

理事長が議事録を作成しない、また、記載すべき事項を記載しないことや虚偽の記載をすることは区分所有法42条に違反する行為になります(同法69条3号)。
したがつて、理事長に上記のことを伝えて、議事録を作成するよう説得することが
必要です。


小西吉弘
経営・法務・労務管理コンサルタント/マンション管理コンサルタント

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TEL: 075-983-4844 FAX: 075-983-4844
 
メールアドレス: y.konishi1141@maia.eonet.ne.jp
大手デベ系管理会社での体験を基に、管理組合の立場に立ち、実践に即したコンサルテングを行ないます。

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